A muchos los tomó por sorpresa: de un momento a otro empresas y negocios tuvieron que cerrar oficinas y mandar a su personal a laborar desde casa ante la pandemia mundial de COVID-19.
¿Qué hacer? ¿Cómo nos organizamos? ¿Podemos funcionar así? Fueron algunas de las preguntas que muchos emprendedores y directivos se hicieron, pero ante los hechos no nos quedó otra más que irnos a trabajar a distancia y cruzar los dedos para que todo funcione hasta que se normalice la situación.
Para evitar estos contratiempos y ajustes de último momento se recomienda tener un Plan de Continuidad de Negocios, o BCP por sus siglas en inglés.
Pero, ¿qué es un BCP? más que un documento donde condensamos la información crítica que se necesita en una empresa para continuar operando durante un evento no planificado es todo un plan de acción para controlar las emergencias.
El BCP debe establecer las funciones esenciales de la empresa, el personal indispensable, identificar qué sistemas y procesos deben mantenerse y detallar cómo mantenerlos ante cualquier posible interrupción del negocio, ya que su funcion es reducir la posibilidad de una interrupción costosa. Los siguientes elementos son indispensables en un BCP:
- Los datos imprescindibles, como la información de contacto del personal indispensable y directivo, así como sus datos para un contacto alterno.
- Los Proceso de gestión y los responsables de cada uno.
- Las etapas del plan de continuidad y en qué momento se desata cada una.
- El primer contacto responsable de la respuesta y manejo de emergencias
- Sedes alternas donde operaran los directivos en caso de ser necesario
- Conectividad y disponibilidad
- Horarios y fechas de simulacros de funcionalidad del plan
Una vez que la empresa ha decidido emprender el proceso de planificación, estos planes ayudan a recopilar datos importantes. El BCP no debe ser demasiado complejo y no debe contar con cientos de páginas; debe contener la cantidad justa de información para mantener el negocio en funcionamiento siendo constantemente actualizado para ser cada vez más preciso.
El plan BCP, debe revisarse, probarse y actualizarse constantemente; debe ser bastante simple y proporcionar los pasos necesarios para pasar un evento sin importar la naturaleza, pues nos podemos enfrentar a un ataque cibernético, un desastre natural o una huelga. . El plan también debe ser flexible, ya que las situaciones suelen ser muy fluidas y el equipo debe comunicarse con frecuencia durante el incidente.
Un BCP debe contemplar todas las medidas preventivas y de recuperación para cuando se produzca una contingencia que afecte al negocio.
Es recomendable que todas las empresas, independiente de su tamaño y giro del negocio, cuenten con planes de contingencia.
Los principales objetivos del plan de continuidad son:
- Mantener activo el negocio
- Proteger la salud de los trabajadores y sus familias
- Identificar los diversos eventos que podrían impactar sobre la continuidad de las operaciones y su impacto sobre el negocio
- Conocer los tiempos críticos de recuperación
- Prevenir o minimizar las pérdidas para el negocio en caso de desastre
- Clasificar los activos para priorizar su protección en caso de desastre
- Aportar una ventaja competitiva frente a la competencia
¿Y como puedo crear un plan de este tipo para mi empresa? Sigue estos pasos y podrás tener un BCP funcional para tu negocio sin importar el tamaño o giro del mismo:
1. Identifica y ordena las amenazas más probables para tu empresa. ¿Qué puede ocurrir a tu alrededor? ¿Qué riesgos puede correr tu compañía? ¿Un sismo? ¿Un derrame químico?
2. Realiza un análisis del impacto en la empresa. Necesitas determinar qué partes de tu empresa son las más críticas para que sobreviva. Detalla las funciones, los procesos, los empleados y los sistemas que son críticos para el funcionamiento de la compañía.
3. Crea un plan de respuesta y recuperación. Determina a quien llamar en caso de que se suscite un evento que requiera cerrar o suspender actividades y crea un árbol de números telefónicos para que se hagan las llamadas necesarias en el orden correcto.
4. Prueba el plan y analiza en qué puede mejorar. La mayoría de los expertos en Continuidad de Negocio recomiendan probar el plan al menos una vez al año, pues esto te permite encontrar áreas de oportunidad y actualizar los datos de todos los involucrados.
Como vimos, contar con un plan de continuidad es una necesidad para todas las empresas sin importar el tamaño que tengan, pues de lo que se trata es de mantenerse operando o recuperarse en el menor tiempo posible. Aprendamos de la situación que actualmente vivimos y preparémonos mejor.
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