Uno de los temas en los que se insiste mucho cuando comenzamos a adentrarnos en el mundo de la mejora continua es en el tema de la organización y el orden de todas las áreas de nuestra vida.
En el área administrativa y creativa se acostumbra trabajar en oficinas y cubículos, lo que nos orilla a tener un orden personal para nuestro equipo de trabajo. Por esto, se vuelve indispensable tener una configuración que nos ayudará a hacer nuestras labores de manera más rápida, eficiente e incluso más cómoda. La filosofía de las 5S es una gran manera de aplicar el orden en un cubículo de oficina.
Las ventajas de establecer este tipo de pensamiento en nuestras labores diarias nos traen muchos beneficios como son:
1. Orden es igual a eficiencia
Una buena organización puede cambiar totalmente la manera en la que se desarrolla tu jornada. Cuando tienes todo en su lugar, tienes espacio para hacer lo que necesites y no pierdes tiempo buscando equipos o documentos.
2. Hábitos positivos y buen aspecto
Unos minutos después de entrar en la oficina debería ser suficiente para mantener la organización en tu espacio. Genera este hábito como parte de tus rutinas diarias.
3. Ahorro de tiempo
¿Qué tienes en tu oficina que nunca has usado? Si hay algo que no has utilizado en meses, lo más probable es que nunca vas a necesitarlo de nuevo, así que mejor deshazte de esas cosas. Este proceso te permitirá tener sólo lo que realmente requieres para trabajar.
4. Facilidad de acceso a la información
El orden no sólo te ayudará a saber dónde están las cosas, sino que también será útil si en algún momento te encuentras ausente y se necesita que otra persona busque algo en tu espacio de trabajo.
Algunos consejos que te ayudarán a mejorar el orden:
- Elabora una lista de los elementos indispensables que necesitas en tu escritorio.
- Archiva los documentos que no utilizas, evitando ocupar espacio innecesario.
- Establece una jerarquía para tus papeles y proyectos.
- Clasifica. Incorpora separadores para delimitar distintos períodos de trabajo y resolución.
Recuerda que personalizar nuestro espacio no significa llenarlo de cosas innecesarias, un par de objetos que te inspiren o una foto personal puede ser un buen motivante para que la salud mental fluya, ten en cuenta que una oficina organizada y limpia, mejora la creatividad y la concentración.
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